Documenten overzicht

Alfresco is is de ultieme tool voor document management en samenwerken en enkele andere toepassingen. De mogelijkheden van Alfresco laten zich het beste concreet maken door te vertellen hoe het gebruikt wordt. In dit artikel wil ik graag een typische use case behandelen.

Voor veel organisaties is Alfresco allereerst een handig instrument om met klanten of andere organisaties samen te werken, want het biedt de mogelijkheid om per klant een site, een interactieve website, aan te maken, die ook per klant op maat kan worden ingericht. Zo’n site wordt dan vooral gebruikt in projecten die een organisatie met of voor klanten c.q. een andere organisatie uitvoert.

Afhankelijk van het soort project kunnen aan een site de volgende functionaliteiten worden toegevoegd:

• Een archief voor documenten en eventueel email, de documentenbibliotheek geheten.
• Een blog.
• Een wiki.
• Een projectkalender.
• Allerhande lijstjes (taken, contactpersonen, issuelist, enzovoort).
• Relevante links.
• Een forum.

In de documentenbibliotheek wordt meestal gebruik gemaakt van versiebeheer (alle versies van een document worden dan opgeslagen en bewaard) en van review workflows, waarmee andere leden van een project individueel, individueel in een bepaalde volgorde of als groep tegelijk kan worden gevraagd om een bepaald document te reviewen en goed of af te keuren. Verder kan er over alle documenten worden gediscussieerd worden in Alfresco. Discussies staan bij een document en zijn daarmee snel te vinden.

Wie een site aanmaakt in Alfresco kan interne en externe gebruikers uitnodigen en rechten verschaffen om aan de site bij te dragen. De rechten kunnen worden aangepast voor onderdelen. Zo kun je in de documentenbibliotheek mappen aanmaken die bijvoorbeeld alleen door interne gebruikers zijn in te zien.

Terwijl de blogs, wiki’s, de lijstjes, etc. allemaal in Alfresco zelf, online in de webbrowser van de gebruiker, zijn te bewerken, geldt dat meestal niet voor de volledige inhoud van de documentenbibliotheek, want daarin worden ook files opgenomen zoals Office documenten, foto’s en video’s, waarvoor Alfresco geen eigen voorziening heeft om ze te bewerken. Er zijn echter meerdere mogelijkheden om documenten in Alfresco te plaatsen of uit Alfresco te halen en meestal wordt een groot deel hiervan gebruikt:

• Webdav: hiermee wordt een map in de documentenbibliotheek als het ware een map op de computer van de gebruiker. Dit werkt handig, maar is niet heel snel. Een document opslaan duurt dan wat langer dan de gebruiker gewend is bij gebruik op een lokale schijf.
• CIFS: een manier om Alfresco als Windows netwerkschijf te benaderen.
• Sharepoint extensies: hiermee kunnen gebruikers van Office 2007 documenten direct op Alfresco plaatsen of er vandaan halen.
• Google docs: hiermee kunnen Office documenten direct worden bewerkt in Google docs en weer worden terug geplaatst in Alfresco. Google docs biedt de mogelijkheid voor gebruikers om met meerdere tegelijk online in een document te werken en Alfresco ondersteunt dit doordat de leden van een site automatisch hiervoor rechten krijgen in Google docs.
• De upload en downloadfuncties van Alfresco: dit is de klassieke manier om documenten in Alfresco te krijgen of er vandaan te halen. Dit blijft een handige methode.
• Third party integratie: Gebruikers van bijvoorbeeld Zimbra, een oplossing voor email en agenda, kunnen een uitbreiding gebruiken waarmee attachments in emails eenvoudig in Alfresco kunnen worden bewaard en omgekeerd documenten vanuit Alfresco eenvoudig aan emails kunnen worden toegevoegd. Omdat Alfresco aan open standaarden voldoet, is het vaak niet zo lastig om het op deze manier te integreren met andere applicaties.
• Email: je kunt de mappen in de documentenbibliotheek voorzien van een emailadres en gebruikers kunnen er dan email naar toe sturen, die vervolgens in de map wordt opgeslagen. Dit wordt vaak gebruikt om een emailarchief voor een project te creëren.
• Smart phones: Alfresco ondersteunt de CMIS standaard. Dit is een standaard voor het gebruik van document managementfuncties tussen applicaties. Voor bijvoorbeeld de iphone is er een ‘app’, die Alfresco via CMIS kan benaderen. Zo kun je altijd bij de documentenbibliotheek!

De documentenbibliotheek biedt nog een leuke functie die vaak wordt gebruikt: de mogelijkheid om voor mappen allerlei acties te definieren wanneer documenten worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. En dat kan echt van alles zijn. Het sturen van een mail, het exporteren van een document naar een ander formaat (van MS Office naar pdf, etc.), het toevoegen van metadata, het starten van een workflow, en eigenlijk wat je maar wilt, want er kunnen ook eigen scripts worden uitgevoerd.

De sites bieden veel functionaliteit, maar een andere belangrijke toepassing, waarvoor Alfresco veel wordt gebruikt is als documentarchief voor een organisatie. Dat kan in de repository, die aan gebruikers beschikbaar kan worden gesteld en waarbinnen fijnmazig lees en schrijfrechten kunnen worden bepaald voor individuele gebruikers en groepen. Ook in de repository kan gebruik worden gemaakt van alle hierboven beschreven functies. Het uitgangspunt is echter anders. Sites kunnen worden aangemaakt en beheerd door de gebruikers zelf. De repository wordt meestal gemaakt en beheerd door ‘de organisatie’ en heeft dus een meer formeel karakter. Bij de repository is de structuur van het archief het uitgangspunt voor de toegang, bij de sites is dat de groep, de leden van de site. De repository heeft veel weg van het documentarchief zoals de gebruiker gewend is van de eigen PC of de netwerkschijf.

In Alfresco kun je uitstekend zoeken naar documenten, in een site, door alle sites heen waar je rechten hebt en in de repository, voorzover je daar weer rechten hebt.

Alfresco kan ook worden gebruikt voor het publiceren van een blog. Blog entries worden eerst intern binnen een site besproken, om daarna, als iedereen akkoord is, naar de externe blog te worden gepubliceerd. Geen knippen en plakken, maar gewoon met een druk op de knop. Weer intrekken is ook een druk op de knop. Deze blog komt op die manier tot stand.

En, o ja, in Alfresco hoeven gebruikers en groepen niet opnieuw te worden aangemaakt, want die kan Alfresco uit een ‘directory’ halen. Voor organisaties met een Windows netwerk is dat de ‘Active Directory’, voor anderen vaak een zogenaamde LDAP server.

Alfresco wordt ook voor meer specifieke taken ingezet. Bijvoorbeeld als Content Management Systeem voor web sites (net als voor blogs), of als onzichtbare repository achter een portal of een andere applicatie. Het kan ook dienen als opslag voor grote archieven van beeldmateriaal. Of voor records management. Er zijn vele specialistische taken waarvoor Alfresco kan worden ingezet.

Kortom, Alfresco is een krachtige online document management oplossing en samenwerkingsomgeving die de productiviteit van organisaties kan doen toenemen.